Kundregister och registervård hör ihop

Att skapa ett kundregister kan till synes verka som en av de lättaste sakerna ett företag kan företa sig i sin dagliga verksamhet. Men det tar inte långt tid för ens uppgiften underskattas och verkligheten kräver resurser samt tid av verksamheten för registervård. Att skapa ett kundregister som ständigt är uppdaterat och är lätt att administrera mot marknadens rörlighet, och förändringar av person- och företagsregistreringar, kan ta väldigt mycket tid i anspråk. Den statistiska centralbyrån kallar kundregister hårdvaluta och poängterar att varje år:

• Ändrar ca 170 000 företag och arbetsställen adressuppgifter
• Byter ca 37 000 företag namn
• Byter ca 29 000 företag telefonnummer
• Nyaktiveras ca 80 000 företag (startar med moms eller som arbetsgivare)
• Avaktiveras ca 70 000 företag (upphör med moms eller som arbetsgivare)
• Byter ca 76 000 företag storleksklass på anställda
• Byter ca 17 000 företag bransch
• Byter ca 14 000 företag omsättningsklass.

Föreställ dig att din verksamhet arbetar mot privatpersoner. Man kan snabbt förstå att rörligheten för privatpersoner på marknaden måste vara minst lika stor eftersom fler personer ändrar sina uppgifter. Man kan då anta att registervård kräver mycket tid och resurser.

Att starta ett kundregister

Många företagare som startar ett kundregister väljer att använda en mjukvara så enkel som Excel. Excel har en massa bra funktioner för att få ett kundregister att snurra och ständigt vara a jour och lättillgängligt. Med olika typer av funktioner kan man snabbt hämta information från ett dokument till ett annat. Från en vanlig template kan man via Excel få en mall för hur ett kundregister kan tänkas se ut och formateras.

Att skapa ett sådant dokument är en mycket bra start och kommer räcka lång väg. I takt med att kundregistret växer sig stort är det vanligt att ett par problem uppstår. Först och främst kommer Excel inte vara tillräckligt tillfredsställande för att samla mer data kring varje enskild person eftersom att raderna snabbt blir väldigt långa och ej optimala för daglig och snabb användning. Det andra problemet som uppstår att sökfunktionerna som erbjuds i Excel inte är tillräckligt goda. Ibland vill man bara ha fram en specifik kund och smidigt kunna få fram nyckelfakta. Kundregistret kommer snabbt att växa i storlek (Megabyte), vilket snabbt ställer höga krav på prestandan på datorn. Det sista och viktigaste problemet är att kundregistret snabbt blir förlegat och ouppdaterat vilket kräver registervård.

Adresstvätt av kundregister

En vanlig tjänst för kundregister är adresstvätt. Adresstvätt är när man ”tvättar” exempelvis ringlistor eller konsumentadresser mot befintliga kunder eller andra kundregister för att inte betala för någonting två gånger. Det kan även handla om att man tvättar sina listor mot kunder som är inskrivna i NIX-registret. För att genomföra denna typ av tvätt på ens kundregister är det med fördel om listorna kan tvättas per automatik och inte behövs göras manuellt. Ungefär vid den här tidpunkten upptäcker många företag att man behöver använda en extern part för att administrera sina kundregister. Denna kritiska punkt är mycket individuell i tal om antalet kunder. Men man kan väl säga att det inte alltid beror på antalet kunder utan om mängden data. Kontakta därför ett företag som erbjuder registervård för att ta reda på hur du kan få hjälp med administrationen.

Uppdatera ditt kundregister regelbundet med registervård

Som nämndes tidigare är det ett vanligt problem att kundregister snabbt blir förlegade och ouppdaterade. Med det menas egentligen att kundregistren dessvärre alltid är föränderliga. Mängde av olika registreringar och avregistreringar sker varje år bland företag och privatpersoner. Vill man som företag försöka att kontakta sina befintliga kunder kan det därför vara svårt om kunderna i kundregistret har bytt telefonnummer eller adress. Det företag vanligen gör är att man tar kontakt med en adressleverantör som har möjlighet att erbjuda telefonummersättning eller personnummersättning. Man skickar in sina kundregister på uppdatering helt enkelt. Ibland kan det handla om en engångsuppdatering, men ofta handlar det om regelbundna uppdateringar för att ständigt vara uppdaterad. En personummersättingstjänst eller en telefonnummersättningstjänst sker med fördel kontinuerligt och ger en fördel gentemot konkurrensen att alltid ha den senaste informationen. Ibland kan det vara så att man vill addera data till sina kundregister. Det kan handla om att man vill addera ett till telefonnummer eller att man behöver få fram ett personnummer. Då kan man använda personnummersättning eller telefonnummersättning för att addera data. Registervård är alltså den viktigaste delen i ett kundregister eftersom att underhåll blir tidskrävande. Det viktigaste i ett företagande är att allokera sin tid till diverse uppgifter, addera detta med att över 70 % av alla Sveriges företag är enmansföretag. Man kan då förstå att registervård inte är den uppgiften som allokeras som första prioritet. Få hjälp med din registervård snabbt, innan det skapar ett för stort problem.